Privacy Statement

In dit Privacy Statement legt EValuation Capital Management B.V. (EVCM) uit hoe het omgaat met persoonsgegevens en welke gegevensbeschermingsrechten u heeft.

Verantwoordelijkheid gegevensverwerking

EValuation Capital Management B.V.
SOM 2 Gebouw, Claude Debussylaan 13, 1082 MC Amsterdam
E: info@evaluationcapital.com
T: +31 (0)20 8804 193

Wijzigingen in het Privacy Statement

EVCM kan van tijd tot tijd dit privacy statement aanpassen. De meest recente versie is te vinden op www.evaluationcapital.com. Over belangrijke inhoudelijke wijzigingen informeert EVCM u vooraf.

Gegevens die door EVCM gebruikt worden

EVCM verwerkt persoonsgegevens die het in het kader van haar zakelijke relatie van haar klanten of andere betrokkenen ontvangt. Ook verwerkt het – indien dit voor de uitvoering van haar diensten noodzakelijk is – persoonsgegevens die uit openbare bronnen (handels- of verenigingsregisters, pers, internet) verkregen worden. Relevante persoonsgegevens zijn personalia (naam, adres, contactgegevens, geboortedatum, geboorteplaats en nationaliteit), identificatiegegevens (waaronder paspoortgegevens en het fiscaal identificatie nummer) en authenticatiegegevens (waaronder handtekening).

Doeleinden en rechtsgrond van de verwerking

EVCM verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

  1. voor de uitvoering van een overeenkomst
    De verwerking van persoonsgegevens dient ter uitvoering van het beheer van een beleggingsfonds (het EV Smaller Companies Fund) waarin de klant belegt.
  2. op grond van uw toestemming
    De verwerking van persoonsgegevens is mogelijk voor zover u toestemming heeft gegeven om voor bepaalde doelstellingen persoonsgegevens te verwerken (b.v. het versturen van rapportages en nieuwsbrieven). De gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken.
  3. op grond van wettelijke voorschriften EVCM dient zich te houden aan verschillende wettelijke verplichtingen, d.w.z. wettelijk eisen (bijvoorbeeld de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, de Wet op het financieel toezicht en belastingwetgeving). Tot de doeleinden van de verwerking behoren onder meer acceptatie van klanten en naleving van zorgplicht jegens klanten, controle van identiteit, fraude- en witwaspreventie, het nakomen van (fiscale) controle- en meldingsplichten.

Verstrekken van gegevens aan derde partijen.

EVCM verstrekt persoonsgegevens aan derden indien en voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met u. EVCM schakelt derde partijen in die ondersteuning bieden bij de bedrijfsvoering en daarom persoonsgegevens verwerken. EVCM kiest deze derde partijen pas na zorgvuldig onderzoek en eist van deze partijen dat uw persoonsgegevens ook bij hen veilig zijn. De belangrijkste partijen in dit verband betreffen:

  1. De administrateur: Circle Investment Support Services B.V.
    De administrateur heeft, onder verantwoordelijkheid van EVCM, als belangrijkste taken:

    • het voeren van de financiële- en beleggingsadministratie van het fonds;
    • het berekenen van de netto vermogenswaarde van het fonds; en
    • het bijhouden van het participantenregister van het fonds.
  2. De bewaarder: KAS Trust & Depositary Services B.V.
    De bewaarder houdt er toezicht op dat EVCM zich houdt aan het bepaalde in het prospectus, de voorwaarden van beheer en bewaring en de toepasselijke wet- en regelgeving en neemt de voor bewaarneming vatbare activa van het fonds in bewaarneming.

Daarnaast worden persoonsgegevens in principe alleen doorgegeven aan derden indien dit door wettelijke bepalingen wordt voorgeschreven, er een gerechtvaardigd belang is, de klant toestemming heeft gegeven of EVCM anderszins bevoegd is om de informatie te verstrekken. In dit kader kunnen ontvangers van persoonsgegevens bijvoorbeeld zijn overheidsorganen en instellingen, zoals belasting- en toezichthoudende autoriteiten. Mocht het voor de dienstverlening aan u of voor de uitvoering van de overeenkomst met u nodig zijn om persoonsgegevens door te geven aan partijen buiten de EER, dan zal EVCM dat uitsluitend doen indien een passend niveau is gewaarborgd voor de bescherming van de persoonsgegevens of indien een specifieke afwijking van toepassing is.

Veiligheid gegevens

EVCM en derde partijen waarmee zij samenwerkt, hebben goed beveiligde systemen en nemen voortdurend maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. De medewerkers van EVCM en de derde partijen hebben duidelijke instructies gekregen hoe zij om moeten gaan met uw gegevens.

Bewaartermijn

EVCM bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en verwerkt; e.e.a. met inachtneming van de wettelijke vereiste bewaartermijnen. Deze bewaartermijn kan worden verlengd, als sprake is van een lopende klacht, procedure of (strafrechtelijk of toezichtrechtelijk) onderzoek met betrekking tot de (ex-)relatie. Hierna worden de gegevens periodiek gewist.

Privacyrechten

U heeft de volgende privacyrechten:

  1. u mag informatie vragen over de gegevensverwerkingen en een overzicht vragen van de persoonsgegevens die EVCM van u heeft;
  2. u kunt EVCM vragen persoonsgegevens te verbeteren of aan te vullen als ze niet juist of niet volledig zijn;
  3. indien u niet langer wilt dat EVCM bepaalde gegevens in haar administratie geregistreerd heeft, dan kunt verzoeken deze gegevens te verwijderen. Aan uw verzoek zal worden voldaan, tenzij dit in strijd is met wet- en regelgeving;
  4. in dit document is aangegeven op welke wijze de gegevens gebruikt worden. Mocht u op enig moment dit gebruik willen beperken of u willen verzetten tegen de gegevensverwerking, dan kunt u dit EVCM laten weten; en
  5. indien u dat wenst, kunt u vragen uw gegevens door te zenden aan een derde partij.

Mocht u een verzoek willen indienen, dan kunt u een e-mail sturen naar de Directeur Risk Management & Compliance (hjs@evaluationcapital.com). Uw verzoek zal zo snel mogelijk worden beantwoord, maar in ieder geval binnen een maand na ontvangst. Aan de behandeling van een verzoek zijn geen kosten verbonden, tenzij dit een uitzonderlijke last voor ons vormt. EVCM zal u van tevoren informeren als wij kosten in rekening brengen.

Meer informatie over uw privacyrechten, kunt u vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Vragen of klachten

Wanneer u vragen en/of klachten heeft over de wijze waarop EVCM met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u deze indienen bij de Directeur Risk Management & Compliance, hjs@evaluationcapital.com. Wanneer u met de afhandeling van uw klacht niet tevreden bent, kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.